掌握工作流程所确定的 5 个阶段：收集、处理、组织整理、回顾和执行。
几条原则
有些东西，你越是抵制越难以摆脱。
很多人把糟糕的管理与命运混为一谈。
系统的效率与你的感知度成反比。
- 确定原则，而不是监管制度——规则之所以出现，是因为原则表述不清楚或未能得到信任。
- 资源越是有限，规划越有必要
- 过度控制等于失去控制
- 预料之内的意外算不上意外
- 放慢速度以提升速度
列出行动和项目清单并不只是为了完成工作，然后无所事事。处理自己关注的事情的目的，在于你可以做自己真正喜欢做的事情，集中精力和创造力全身心地投入其中。
你要养成每周回顾的习惯。在回顾的过程中，要增加可能激发为生活增添价值的有意义的想法的清单，更不要遗漏工作的某些方面。
我们面临的最大挑战就是：
- 思考目前从事的工作；
- 为思考的内容采取行动。
工作流程的 5 个阶段
这是实现横向控制的操作指南——怎样掌握、认识并处理好自己的全部任务。第 2 阶段和第 3 阶段将在“处理与组织整理流程图”中得到进一步说明。在真正成为习惯之前，“处理与组织整理流程图”是你案头非常有效的一种工具。
1. 收集
- 捕获吸引注意力的一切外部事务（工作篮、电子邮件、笔记本、语音邮件等），并将其从大脑的短期记忆中清空。
- 根据需要尽量减少收集工具的数量。
- 通过处理和组织整理（参考下文）定期清空收集工具。
2. 处理
- 处理收集到的项目（决定如何处理收集到的材料）。
- 如果不需要采取行动，可以抛开，也可以“存入备忘录”留待日后处理，或者将其归档备查。
- 如果需要采取行动，那就确定随后采取的具体行动，要么亲自处理（如果两分钟内可以完成），要么委托他人，要么延迟处理。
3. 组织整理
把收集到的输入信息结果分成恰当的可检索、可检查的类别。4 种主要的行动类别分别是：
- 项目——决定实施的项目
- 日程表——具体某一天或某个时刻需要采取的行动
- 下一步行动——需要尽早采取的行动
- 等待——其他人承担的项目和采取的行动，但你要加以关注
在此之上：
- 增加有利于工作的次级类别清单（例如“电话”清单、“杂事”清单、“家”清单、“电脑”清单等）。
- 添加对你有影响的长远目标和价值清单。
- 添加需要时可能有用的核查清单（工作职责、“引子”清单、组织结构图等）。
- 针对无须采取行动但需要能检索的信息和材料，建立一般性参考资料归档系统。
- 针对以后可能采取行动的“引子”，建立一种存储系统（“将来／也许”清单、日程表、备忘录）。
- 必要时，为项目建立辅助信息文件。
4. 回顾
- 每天查看日程表和“下一步行动”清单，确保当下的选择有据可依。
- 每周对整个系统做一次完整回顾，让所有清单重新变得可信（详见下文“每周回顾指南”）。
- 定期从更高层面检视目标、责任范围与长远方向。
5. 执行
- 用情境、时间、精力、重要性这四个标准，决定此刻做什么。
- 在事先安排好的工作、突发事件、安排自己的工作这三类之间做出取舍。
- 相信系统给出的选项，然后专注地做那一件事。
自然式计划模式
这一模式是参照大脑自然计划各项事务的模式建立起来的。它提供的是纵向控制，例如考虑单个具体项目或情境的最有效方式。明确所有项目之后，要轻松自然地加以驾驭，每个项目可能都需要你在一个或多个层面投入更多关注。
1. 目的／指导原则
- 为什么要做这件事？“有目的”究竟是什么意思？
- 为项目做出决策、采取行动时，我们应该遵循哪些关键标准？遵守哪些规则？
- 目的和原则是项目决策的指导性标准。
2. 使命／愿景／目标／成功的结果
- 如果事情大获成功，将会是什么情况？我怎么知道这种情况？
- 利益相关方会如何看待和感受那种成功呢？
3. 头脑风暴
- 关于这件事情，我有哪些想法？现实情况如何？
- 先把所有念头倒出来，不做评判、不分优劣，数量优先于质量。
4. 组织整理
- 从倒出来的想法中辨认出关键的组成部分、先后顺序和轻重缓急。
- 该分层的分层，该排序的排序，让结构自己浮现出来。
5. 明确下一步的行动方案
- 这个项目当前能推进的具体物理动作是什么？
- 由谁在什么情境下完成？把它放进对应的清单。
如果你已经把项目从头脑中抛开，那说明计划很充分。如果项目还在你头脑中萦绕，那就坚持继续使用这种模式，直到项目变得明朗。
每周回顾指南
第一项挑战是按照这些模式开展工作，第二项挑战则是让这些模式充满活力、始终发挥作用。本指南将为你实现更轻松、更富效力、持续始终的生活及工作方式提供一把万能钥匙。这个流程如果发挥作用，将有助于提升管理指挥中心的思考能力和信心。如果能做到每隔 7 天运作一次，它将发挥出最大的效力。
散落的纸片
- 搜罗各种零碎纸片、名片、收据和各类文件，放进工作篮等候处理。
整理笔记
- 回顾一下日志／笔记本上的记录、会议记录和笔记本活页纸上潦草写下的各种笔记，分门别类地记录任务、项目、待处理事项等。
清空大脑
- （按照合适的类别）写下还没有掌握的所有新项目、任务、待处理事项、将来／也许会处理的事项等。
回顾“行动”清单
- 标出完成的行动，查看将要执行的行动的提示信息。
回顾“等待”清单
- 记录为后续措施采取的适当行动，检查标出最近收到的反馈。
回顾“项目（及更重大的结果）”清单
- 依次评估项目、目标和结果的当前情况，确保对每一项都采取了行动。浏览工作进度辅助材料，构想新的行动、要完成的任务和待处理工作等。
回顾以往的日程表
- 仔细查看以往的日程表，搜寻未完成的工作、有用的参考数据等，将其纳入当前系统中。
回顾将来的日程表
- 浏览一下将来的日程安排——包括长期和短期安排，记住需要采取的行动。
回顾相关的核查清单
- 以此作为采取新行动的引子。
回顾“将来／也许”清单
- 查看一下哪些项目现在或许可以开展了，将其转移到项目清单上。
摘录来自《搞定II：提升工作与生活效率的 52 项原则（最新版）》，[美] 戴维·艾伦。此内容可能受版权保护。
其中「工作流程的 5 个阶段」第 4、5 步与「自然式计划模式」第 4、5 步，原摘录被 Kindle 截断，此处按 GTD 原书脉络补全，非原文照录。
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