使用范围：这不是三本书的内容提炼，而是根据《搞定Ⅰ》的五步工作流与自然式计划法、《搞定Ⅱ》第五部分的核查清单，以及《搞定Ⅲ》的掌控与视角模型、实际运用方法整理成的实践手册。

原理和原书例子见 搞定(AI提取)。这篇只保留执行时需要查看、填写和勾选的内容。

一、先记住这几条规则

• 大脑用来思考，不用来保存提醒。
• 任何持续吸引注意力的事情，都先进入外部系统。
• 收集、明确、组织、回顾和执行是五个不同动作。
• 意义先于条理。先决定一件事是什么，再决定放在哪里。
• 项目不能直接执行，只能执行下一步具体行动。
• 日程表只放必须在特定日期或时间发生的事情。
• 清单只有持续更新和回顾，才值得信任。
• 已经接受的承诺只有三种处理办法：完成、取消或重新商定。
• 系统只提供可信的行动选项，最后仍由自己作出选择。

二、建立自己的 GTD 系统

来源：《搞定Ⅰ》第 4 章、《搞定Ⅲ》第 18 章。

1. 准备捕捉入口

捕捉工具不必统一成同一种形式，但入口不能多到自己也记不清。

• 办公桌上有一个实体工作篮。
• 随身有一种能立即记录的工具。
• 手机上有一个固定的快速记录入口。
• 电子邮件有明确的收件箱。
• 语音、聊天消息和会议笔记有固定的汇总位置。
• 家里有一个收集票据、信件和待处理物品的位置。
• 所有捕捉入口都能在之后被清空。

检查：

• 我现在突然想到一件事，会写在哪里？
• 写完以后，我什么时候会重新看到它？
• 是否存在自己已经忘记检查的记录工具？

如果第三个问题的答案是“有”，就减少入口，或把旧入口中的内容迁移到主系统。

2. 建立八类基本容器

• 日程表：必须在指定日期或时间发生的行动、约会和信息。
• 项目清单：需要两个及以上行动才能完成的结果。
• 下一步行动清单：已经明确、可以直接执行的具体动作。
• 等待清单：已经交给别人，但仍需自己追踪的结果和行动。
• 议事日程清单：下次见到某个人或参加某个会议时要讨论的内容。
• 将来／也许清单：尚未承诺，但以后可能启动的想法。
• 项目辅助资料：项目的计划、草稿、研究材料和相关文件。
• 参考资料：不需要行动、以后可能查阅的信息。

3. 按情境拆分行动清单

只建立真正能帮助选择行动的分类。常见分类如下：

• 电话
• 电脑
• 办公室
• 家
• 外出事宜
• 阅读／回顾
• 任何地方
• 低精力也能完成

如果某个分类长期没有内容，或者每次选择行动时都不起作用，可以删除。系统的分类是为了方便执行，不是为了追求形式完整。

4. 建立工作台和参考系统

• 办公室有一个可以直接开始工作的固定位置。
• 家里有一个可以处理个人事务的位置。
• 外出时有一套最小化的移动工作工具。
• 常用工具伸手可取。
• 项目辅助资料和一般参考资料能够被快速区分。
• 纸质资料有统一归档方法。
• 电子资料有固定命名和保存位置。
• 找一份普通参考资料不需要翻遍多个地方。

三、第一次大脑清扫

来源：《搞定Ⅰ》第 5 章、《搞定Ⅲ》第 4 章和附录“未完成事务提示清单”。

第一次收集时不要分类、排序或评估。每张纸、每一行只写一件事。

1. 扫描周围环境

• 办公桌表面
• 桌下和桌旁
• 抽屉
• 书架和文件柜
• 白板和公告栏
• 背包、公文包和钱包
• 纸质信件、票据和名片
• 下载目录和电脑桌面
• 浏览器标签页和收藏夹
• 电子邮件和聊天消息
• 家中需要修理、归还、购买或处理的物品

只要某件东西不是办公设备、装饰或已经归位的参考资料，而且它正在提醒你“还要处理”，就把它放进工作篮，或者为它写一条提示。

2. 清扫脑中的未完成事务

工作

• 尚未完成的项目
• 已经承诺但还没有开始的事情
• 要回复的人
• 要安排的会议
• 要提交的材料
• 要作出的决定
• 要学习或调查的问题
• 要修复的流程和设备
• 团队、客户和合作方的问题
• 预算、合同、付款和报销
• 可能错过的截止日期
• 想提出但还没有说出的建议

个人

• 家庭和亲友
• 健康、体检和用药
• 财务、账单、保险和税务
• 房屋、车辆和设备维护
• 购物和补充物品
• 旅行和活动安排
• 要归还或借出的东西
• 想学习的技能
• 想去的地方
• 想尝试但还没有承诺的事情
• 对未来一两年的担忧和期待
• 长期愿景、价值观和人生方向

3. 收集完成的判断

• 继续看周围环境时，没有明显物品在提醒我“处理一下”。
• 暂停几分钟后，脑中出现的新事项都已写下。
• 没有因为觉得事情太小、太大或太难而故意跳过。
• 尚未判断优先级，也没有急着建立大量分类。

四、清空工作篮

来源：《搞定Ⅰ》第 6 章、《搞定Ⅱ》第五部分“处理与组织整理流程图”、《搞定Ⅲ》第 5 章。

处理工作篮时，一次只拿一项，从最上面开始，不挑喜欢的，不把拿出来的东西原样放回。

    flowchart TD
    A[拿起一项材料] --> B{这是什么？}
    B --> C{需要行动吗？}
    C -- 不需要 --> D[删除／丢弃]
    C -- 不需要 --> E[参考资料]
    C -- 不需要 --> F[将来／也许或指定日期提醒]
    C -- 需要 --> G[明确想得到的结果]
    G --> H{需要多个步骤吗？}
    H -- 是 --> I[加入项目清单]
    H -- 否 --> J[继续明确行动]
    I --> J[确定下一步具体行动]
    J --> K{两分钟内能完成吗？}
    K -- 是 --> L[立即完成]
    K -- 否 --> M{应该由别人完成吗？}
    M -- 是 --> N[委派并加入等待清单]
    M -- 否 --> O{必须在特定日期或时间完成吗？}
    O -- 是 --> P[加入日程表]
    O -- 否 --> Q[加入下一步行动清单]
  

逐项处理清单

• 这到底是什么？
• 它需要采取行动吗？
• 如果不需要行动，是垃圾、参考资料，还是将来／也许？
• 如果需要行动，我想得到什么结果？
• 这个结果能否通过一个行动完成？
• 如果不能，是否已经加入项目清单？
• 下一步可以观察到的具体动作是什么？
• 两分钟内能完成吗？
• 应该自己做，还是交给别人？
• 如果委派，是否记下责任人和委派日期？
• 如果延后，它属于日程表还是行动清单？
• 相关材料放在哪里？

把模糊任务改成具体行动

下一步行动必须是可以直接开始的动作。只写“研究、推进、处理、准备、规划”，通常还没有完成明确意义这一步。

两分钟原则的边界

• 两分钟原则用在处理工作篮时。
• 能在两分钟内完成的行动，立即做掉比记录和追踪更省时间。
• 如果当前正在完成一项需要专注的重要工作，不因新出现的小事反复中断。
• 新事项先捕捉，等进入处理状态后再使用两分钟原则。

五、组织整理检查表

来源：《搞定Ⅰ》第 7 章、《搞定Ⅲ》第 6 章。

项目清单检查

每个项目都用完成时的结果来写：

• “网站改版完成并上线”
• “父母体检安排完成”
• “新合同双方签署完成”
• “书房照明完成更换”

避免只写：

• “网站”
• “父母体检”
• “合同”
• “书房”

每周回顾时，对每个项目追问：

• 这个结果仍然需要吗？
• 当前状态是什么？
• 是否至少有一个下一步行动？
• 下一步行动在日程表、行动清单还是等待清单上？
• 项目辅助资料是否需要更新？

六、每日运行清单

来源：《搞定Ⅰ》第 8～9 章、《搞定Ⅱ》第五部分、《搞定Ⅲ》第 8 章和第 18 章。

开始一天

• 查看日程表，确认今天不能移动的“硬质景观”。
• 查看未来一两天的安排，确认是否需要提前准备。
• 确认今天可用的时间、地点和精力。
• 查看当前情境下的下一步行动。
• 选定当前要做的一项，开始行动。

日程表决定边界，行动清单提供选择。不要把行动清单中的所有内容都抄到今天的日程表里。

工作过程中

日常工作会在三种状态之间切换：

1. 执行预先确定的工作：完成日程表和行动清单中的事项；
2. 处理突然出现的工作：应对真正需要改变计划的新情况；
3. 定义工作：收集、明确、组织和更新系统。

每次切换时检查：

• 我是在有意识地改选，还是被最新消息拖走？
• 新事项是否真的比当前工作更重要？
• 如果暂时不处理，我是否已经把它捕捉下来？
• 当前选择是否符合地点、时间和精力条件？
• 当前行动是否仍服务于有效项目和目标？

选择下一项行动

按顺序排除和判断：

1. 情境：现在能使用哪些工具？能联系哪些人？身处哪里？
2. 时间：距离下一项固定安排还有多久？
3. 精力：当前适合深度思考，还是适合机械性工作？
4. 相对重要性：剩余选项中，哪一项最值得现在投入？

结束一天

• 收集桌面、纸条和临时记录。
• 把新承诺和新想法放入工作篮。
• 更新已经完成的行动。
• 记录今天新产生的等待事项。
• 查看明天日程表。
• 确认重要材料已经放在明天能找到的位置。
• 如果工作篮尚未清空，知道何时会处理。

《搞定Ⅲ》给出的维护目标，是让邮件、便条、语音留言等捕捉入口每隔 24～48 小时回到清零状态。偶尔积压可以接受，长期积压会让大脑重新接管提醒工作。

七、每周回顾清单

来源：《搞定Ⅰ》第 8 章、《搞定Ⅱ》第五部分“每周回顾指南”、《搞定Ⅲ》第 9 章和第 18 章。

每周回顾不是总结得失，而是把系统重新校准到现实。原书建议初期预留一段不受打扰的连续时间，《搞定Ⅲ》给出的参考是 两小时。

第一阶段：保持清爽

收集零散材料

• 收集桌面上的纸片、名片、收据和文件。
• 收集钱包、背包和衣袋中的待处理物。
• 汇总会议记录和手写笔记。
• 汇总临时电子笔记和语音记录。
• 查看下载目录、电脑桌面和浏览器标签。

清空工作篮

• 处理纸质工作篮。
• 处理主电子邮箱。
• 处理语音留言。
• 处理聊天工具中已经承诺的事项。
• 对每一项明确结果和下一步行动。

清空大脑

• 写下尚未进入系统的新项目。
• 写下尚未记录的行动。
• 写下需要等待别人完成的事项。
• 写下可能放进将来／也许的想法。
• 写下正在担心但还没有明确的问题。

第二阶段：保持最新

回顾日程表

• 查看过去的日程，找出遗留行动、决定和参考信息。
• 查看未来几周，发现需要提前准备的事项。
• 检查截止日期是否发生冲突。
• 确认日程表中没有混入可以随意移动的普通任务。

回顾行动清单

• 勾掉已完成行动。
• 删除已经失效的行动。
• 把仍然模糊的事项改写成具体动作。
• 检查情境分类是否仍然好用。
• 确认重要行动没有只藏在邮件或项目资料中。

回顾等待清单

• 标记已经收到的结果。
• 确认每项等待事务由谁负责。
• 检查委派日期和约定日期。
• 决定是否需要催办、询问或重新协商。
• 把需要跟进的动作加入行动清单或日程表。

回顾项目清单

• 逐项确认项目仍然有效。
• 逐项确认项目描述的是完成结果。
• 逐项确认至少存在一个下一步行动。
• 查看需要关注的项目计划和辅助资料。
• 补入本周新产生但尚未登记的项目。
• 完成、取消或移出已经失效的项目。

回顾其他清单

• 议事日程
• 将来／也许
• 阅读／回顾
• 定期维护清单
• 岗位职责和责任范围
• 旅行、活动和重要日期提示

第三阶段：发挥创造性

• 现在有什么新项目值得启动？
• 哪个项目可以暂停或取消？
• 有什么事情可以交给别人？
• 哪个反复出现的问题需要建立核查清单？
• 哪个流程、工具或工作空间需要改进？
• 近期出现了什么机会？
• “将来／也许”中有什么内容现在可以转成项目？

每周回顾完成标准

• 工作篮已处理到自己重新信任的程度。
• 日程表准确反映未来硬边界。
• 项目清单完整、清楚、最新。
• 每个活跃项目都有下一步行动。
• 等待事项知道由谁负责、何时跟进。
• 当前情境下可以直接从行动清单中选择工作。
• 脑中没有因为担心遗漏而必须继续记住的事情。

八、自然式项目计划清单

来源：《搞定Ⅰ》第 3 章、《搞定Ⅱ》第五部分“自然式计划模式”、《搞定Ⅲ》附录 2。

并不是每个项目都要写完整计划。只有当项目仍然模糊、停滞、多人协作或风险较高时，才继续往下思考。

1. 宗旨

• 为什么要做？
• 如果不做，会发生什么？
• 这件事服务于哪个更高层面的结果？
• 是否值得继续投入？

2. 指导原则

• 哪些边界不能突破？
• 哪些质量标准必须满足？
• 时间、预算和资源限制是什么？
• 谁拥有最终决定权？
• 哪些利益相关方必须被考虑？

3. 成功结果

• 大功告成时，看起来是什么样？
• 哪些事实能够证明项目已经完成？
• 相关人员会看到、听到或感受到什么？
• 完成结果能否用一句话写清楚？

4. 头脑风暴

• 已知条件是什么？
• 还不知道什么？
• 有哪些可能路径？
• 有哪些风险？
• 需要哪些人、工具、资料和场地？
• 最坏结果是什么？
• 最好结果是什么？
• 先记录想法，不立即评判。

5. 组织整理

• 找出主要组成部分。
• 区分可以并行和必须按顺序完成的部分。
• 标出关键节点和外部依赖。
• 确定责任人。
• 确定需要进入日程表的硬日期。

6. 下一步行动

• 当前可以推进项目的具体动作是什么？
• 由谁执行？
• 在什么情境下执行？
• 放入日程表、行动清单还是等待清单？

可复制的项目卡

1
2
3
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5
6
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9
10
11
12

项目名称：
完成结果：
为什么要做：
必须遵守的原则：
当前状态：
主要组成部分：
下一步行动：
责任人：
等待事项：
硬日期：
辅助资料位置：
下次检查时间：

九、会议实践清单

来源：《搞定Ⅰ》第 12 章“确定下一步行动”、《搞定Ⅱ》第 35～36 章。

会前

• 这次会议想得到什么结果？
• 哪些问题必须在会上决定？
• 哪些内容只需要提前发送，不必占用会议时间？
• 谁必须参加？
• 需要哪些材料和数据？
• 是否已经查看与参会人的议事日程清单？

会中

• 把新问题和新想法写下来。
• 区分讨论、决定、参考信息和行动。
• 对每项决定追问下一步行动。
• 明确一个责任人。
• 明确日期或检查节点。
• 对尚未决定的事项说明下一步怎样继续。

会后

• 自己负责的动作进入行动清单或日程表。
• 别人负责的动作进入等待清单。
• 多步骤结果进入项目清单。
• 以后再议的内容进入议事日程或指定日期提醒。
• 参考信息进入参考系统。
• 会议记录中不再藏着没有处理的承诺。

可复制的会议结果

1
2
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14
15

会议主题：
预期结果：
作出的决定：

行动：
- 谁／做什么／什么时候

等待：
- 等谁／等什么／委派日期／跟进日期

新项目：

以后再议：

参考资料位置：

十、委派与等待清单

来源：《搞定Ⅰ》第 2、7 章，《搞定Ⅲ》第 6 章。

委派不是把事情从自己的世界中删除，而是改变下一步行动的责任人。

委派时

• 想得到的结果已经说清楚。
• 对方知道自己负责什么。
• 对方确认已经收到。
• 质量标准和边界已经说明。
• 约定日期或检查节点已经说明。
• 相关材料已经交付。
• 自己的系统中已经留下等待提示。

等待清单的写法

1

责任人｜等待的结果或行动｜委派日期｜约定日期｜下次跟进

例如：

1

李明｜确认合同修改意见｜9 月 16 日｜9 月 18 日｜9 月 18 日上午

回顾等待事项

• 已经完成了吗？
• 对方仍然是合适的责任人吗？
• 是否需要提供更多信息？
• 是否需要重新商定日期？
• 是否已经影响其他项目？
• 我的下一步是继续等待、催办、改派还是自己接回？

十一、六个视角的检查表

来源：《搞定Ⅰ》第 2 章“六层次法”、《搞定Ⅲ》第 10～16 章。

跑道：行动

• 行动是否具体？
• 行动能否直接开始？
• 行动是否放在正确情境清单中？
• 日程表中的硬日期是否准确？

1 万英尺：项目

• 我承诺完成的结果有哪些？
• 是否有遗漏的个人项目？
• 每个项目是否至少有一个下一步行动？
• 是否有应当完成、取消、暂停或移入将来／也许的项目？

2 万英尺：责任范围

• 工作职责是否说得清楚？
• 家庭、健康、财务、学习和关系是否得到适当维护？
• 哪个责任范围正在失去平衡？
• 是否需要与老板、伙伴或家人重新明确边界？

3 万英尺：一两年目标

• 今后一两年必须实现什么？
• 哪些变化已经可以预见？
• 当前项目是否支持这些目标？
• 哪个目标还没有对应项目？

4 万英尺：愿景

• 两年以上希望过怎样的生活？
• 工作、家庭、居住和健康的理想状态是什么？
• 如果进展顺利，未来会看到什么？
• 当前目标是否把自己带向这幅图景？

5 万英尺：宗旨和原则

• 为什么要做现在这些事情？
• 哪些价值不能为了短期结果而牺牲？
• 发生分歧时，用什么原则作决定？
• 当前生活方式是否与这些原则一致？

从哪里开始

逻辑上，宗旨决定愿景，愿景决定目标，目标决定责任、项目和行动。实际整理时，可以从最吸引注意力的层面开始：

• 被邮件、杂务和临近事项压住时，从跑道和项目开始；
• 工作职责变化时，从责任范围开始；
• 年度方向不清时，从目标和愿景开始；
• 面临重大取舍时，从宗旨和原则开始。

十二、失控时的恢复清单

来源：《搞定Ⅲ》第 18 章“如果你自觉应接不暇”。

先处理真实的紧急情况

• 是否有人身、财务、法律或业务上的立即风险？
• 是否存在今天必须完成的硬日期事项？
• 是否需要先通知相关人员计划已经变化？
• 是否需要重新商定已经无法兑现的承诺？

处理完真实紧急事项，再恢复系统。

恢复掌控

1. 拿出一个可靠的捕捉工具。
2. 写下所有正在吸引注意力的事项。
3. 收集桌面、邮件和临时记录。
4. 逐项决定结果和下一步行动。
5. 把项目、行动、等待和日程重新归位。
6. 查看未来几天的日程表。
7. 选择一项当前可以完成的行动。
8. 安排一次完整的每周回顾。

如果只有很短时间，先做最小恢复：

• 写下脑中全部事项；
• 圈出一个必须最先面对的问题；
• 写出它的成功结果；
• 写出下一步具体行动；
• 立即完成，或放进可信位置。

判断系统最薄弱的一环

• 捕捉弱：脑中仍有大量没有写下的事项。
• 明确弱：清单里充满“处理、推进、研究”等模糊任务。
• 组织弱：知道要做什么，却经常找不到记录。
• 回顾弱：清单已经过期，因此不愿再看。
• 参与弱：持续整理和计划，却很少真正执行。
• 视角弱：行动很多，但不知道这些项目为什么还要继续。

先修复最薄弱的一环，不必同时重建所有东西。

十三、系统健康检查

每月或系统明显变得难用时检查一次。

捕捉

• 捕捉入口数量仍然可控。
• 没有被遗忘的笔记本、应用或邮箱。
• 新想法可以在几秒内记下。
• 所有入口都会在 24～48 小时内得到处理。

明确

• 工作篮中的材料会被逐项决定。
• 项目有完成结果。
• 行动以动词开头，能够直接执行。
• 不需要行动的资料没有混在行动清单里。

组织

• 日程表只保留硬日期。
• 项目、行动和辅助资料没有混为一类。
• 等待事项包含责任人和时间信息。
• 参考资料能够快速找到。
• 分类数量没有超过实际需要。

回顾

• 每周回顾有固定时间。
• 项目清单保持完整。
• 行动清单和现实同步。
• 将来／也许会被定期查看。
• 责任、目标和愿景有自己的检查节奏。

参与

• 可以根据情境、时间、精力和重要性选择行动。
• 面对新情况时，会使用系统而不是放弃系统。
• 工具和分类没有占用过多注意力。
• 行动时可以专注于一件事。
• 系统帮助自己行动，而不是成为新的拖延方式。

十四、常见问题对照表

十五、从零启动顺序

来源：《搞定Ⅲ》第 18 章“运用工具和窍门——启动系统”。

如果还没有完整系统，按下面顺序开始：

1. 准备方便好用的捕捉工具。
2. 建立日程表和下一步行动清单。
3. 建立项目、等待、议事日程和将来／也许清单。
4. 建立可以快速归档和查找的参考系统。
5. 在办公室、家里和移动途中准备工作台。
6. 做一次完整的大脑清扫。
7. 逐项清空工作篮。
8. 确认每个项目都有下一步行动。
9. 把每周回顾放进日程表，初期预留连续两小时。
10. 为责任、目标、愿景和宗旨安排单独的思考时间。
11. 在真实使用中调整分类和工具。
12. 压力增大时回到系统，先找出最薄弱的一环。

不需要等系统设计完美才开始。先让一个真实事项经过捕捉、明确、组织、回顾和执行的完整循环，再继续处理下一项。

本手册根据戴维·艾伦《搞定Ⅰ：无压工作的艺术》《搞定Ⅱ：提升工作与生活效率的 52 项原则》《搞定Ⅲ：平衡工作与生活的艺术》整理。