SOP 编号：GTD-PW-001
版本：1.0
适用范围：个人工作与生活事务管理
依据：《搞定Ⅰ》的五步工作流与自然式计划法、《搞定Ⅱ》的 52 项原则和基本要素、《搞定Ⅲ》的掌控与视角模型
相关资料：搞定(AI提取) · 《搞定》实践清单手册

一、目的

建立一个可信的外部系统，使所有需要关注的事项都能经过同一套流程：

1. 被及时捕捉；
2. 被明确其意义；
3. 被放进正确的位置；
4. 在需要时被重新看到；
5. 转化为可以执行的行动。

执行本 SOP 的完成标准不是“把所有事情做完”，而是：

• 知道自己已经承诺了什么；
• 知道每件事下一步怎样推进；
• 知道暂时不做的事情存放在哪里；
• 能够放心地专注于当前选择。

二、输入与输出

输入

任何正在吸引注意力的内容：

• 电子邮件、聊天消息和语音留言；
• 文件、票据、会议记录和便条；
• 别人提出的请求；
• 自己作出的承诺；
• 突然产生的想法；
• 尚未解决的问题和担忧；
• 工作、家庭、健康、财务等方面的变化。

输出

每项输入必须转化为以下结果之一：

三、执行频率

四、标准流程

    flowchart TD
    A[事项出现] --> B[立即捕捉]
    B --> C[进入工作篮]
    C --> D{这是什么？}
    D --> E{需要行动吗？}
    E -- 否 --> F[删除]
    E -- 否 --> G[参考资料]
    E -- 否 --> H[将来／也许]
    E -- 是 --> I[明确完成结果]
    I --> J{需要多个步骤吗？}
    J -- 是 --> K[加入项目清单]
    J -- 否 --> L[明确下一步行动]
    K --> L
    L --> M{两分钟内能完成吗？}
    M -- 是 --> N[立即执行]
    M -- 否 --> O{应由别人完成吗？}
    O -- 是 --> P[委派并加入等待清单]
    O -- 否 --> Q{有指定日期或时间吗？}
    Q -- 是 --> R[加入日程表]
    Q -- 否 --> S[加入行动清单]
    N --> T[定期回顾]
    P --> T
    R --> T
    S --> T
    T --> U[选择并执行]
  

步骤 1：捕捉

触发条件

只要一件事开始占据注意力，就启动捕捉。

操作

1. 用固定工具写下或收下这件事；
2. 一条记录只表达一件事；
3. 暂时不判断优先级；
4. 暂时不展开计划；
5. 将记录放进会被处理的工作篮。

完成标准

• 事项已经离开大脑；
• 记录足以让自己之后想起原意；
• 知道这条记录何时会再次被看到。

步骤 2：明确意义

从工作篮最上面一项开始，一次处理一项，不挑选，不原样放回。

依次回答：

1. 这是什么？
2. 需要行动吗？
3. 如果完成，想得到什么结果？
4. 下一步可以直接执行的动作是什么？

不需要行动

• 没有价值：删除；
• 以后可能有用：归入参考资料；
• 以后可能去做：归入将来／也许；
• 只在未来某日才需要看到：设置日期提醒。

需要行动

先明确完成结果。一个行动无法完成的事项，同时加入项目清单。

下一步行动必须可以直接开始，例如：

• “给财务打电话确认预算口径”；
• “搜索三家供应商的报价”；
• “起草给客户的确认邮件”。

“研究一下”“推进项目”“处理合同”不算已经明确的行动。

完成标准

• 材料的意义已经明确；
• 需要的完成结果已经写出；
• 下一步行动已经决定；
• 不再需要重新思考同一个问题。

步骤 3：组织整理

根据前一步作出的决定归位。

日程表

只放三类内容：

1. 指定时间的行动；
2. 指定日期的行动；
3. 指定日期才需要看到的信息。

普通任务不得因为“希望今天完成”就放进日程表。

项目清单

使用完成结果描述项目，例如：

• “合同完成双方签署”；
• “父母体检安排完成”；
• “新网站上线”。

每个活跃项目至少有一个下一步行动。

下一步行动清单

按真正影响执行的情境分类，例如：

• 电话；
• 电脑；
• 办公室；
• 家；
• 外出；
• 阅读／回顾。

等待清单

至少记录：

1

责任人｜等待的结果或行动｜委派日期｜约定日期｜下次跟进

完成标准

• 所有处理结果已经归位；
• 行动出现时能快速找到；
• 项目资料没有代替项目和行动提醒；
• 会议记录和邮件中没有隐藏的承诺。

步骤 4：选择并执行

每天先查看日程表，再从行动清单选择工作。

选择顺序：

1. 情境：现在能在哪里、使用什么工具、联系什么人？
2. 时间：距离下一项固定安排还有多久？
3. 精力：当前适合深度工作还是简单任务？
4. 相对重要性：剩余选项中哪一项最值得现在做？

日常工作分成三种状态：

• 执行预先确定的工作；
• 处理突然出现的工作；
• 收集、明确和重新定义工作。

切换之前确认：

• 新事项是否真的要求立刻改变计划；
• 如果暂时不处理，是否已经捕捉；
• 当前行动是否仍服务于有效的项目和目标。

完成标准

• 同一时刻只专注于一个行动；
• 改变计划是有意识的决定；
• 新事项不会因为打断而遗失；
• 行动结束后，相关清单得到更新。

步骤 5：每日维护

开始工作前

• 查看今天的日程表；
• 查看未来一两天需要提前准备的事项；
• 确认可用时间和当前情境；
• 选择第一项行动。

工作结束前

• 收集桌面和临时记录；
• 记录新产生的项目和行动；
• 更新已经完成的行动；
• 更新等待事项；
• 查看明天的日程；
• 确认工作篮何时处理。

步骤 6：每周回顾

每周回顾分为三个阶段。

A. 保持清爽

• 收集零散纸片、票据、会议记录和临时笔记；
• 清空纸质和电子工作篮；
• 写下脑中尚未进入系统的事项。

B. 保持最新

• 查看过去的日程，提取遗留行动和信息；
• 查看未来几周，发现准备事项和日期冲突；
• 更新下一步行动清单；
• 更新等待清单；
• 逐项查看项目清单；
• 确保每个项目至少有一个下一步行动；
• 查看议事日程和将来／也许清单。

C. 发挥创造性

• 有什么新项目值得启动？
• 哪个项目应当暂停或取消？
• 有什么可以委派？
• 哪个重复问题需要建立核查清单？
• 将来／也许中有什么现在可以启动？

每周回顾完成标准

• 项目清单完整、清楚、最新；
• 每个活跃项目都有下一步行动；
• 等待事项知道由谁负责、何时跟进；
• 日程表准确反映未来的硬边界；
• 可以直接根据行动清单开始工作；
• 大脑不必继续承担提醒责任。

五、项目规划子流程

当项目模糊、停滞、多人协作或风险较高时，执行自然式计划：

1. 宗旨：为什么要做？
2. 原则：有哪些不能突破的边界？
3. 成功结果：大功告成是什么样？
4. 头脑风暴：已知什么、未知什么、有哪些可能性？
5. 组织整理：组成部分、顺序、优先级和责任人是什么？
6. 下一步行动：现在由谁做什么？

项目计划完成后，必须把具体结果放回项目清单，把动作放回日程表、行动清单或等待清单。

六、异常与恢复流程

真正紧急的事项

先处理人身、财务、法律、业务风险和当天的硬日期事项。计划已经无法兑现时，立即通知相关人员并重新商定承诺。

系统失控

依次执行：

1. 停止在脑中反复排序；
2. 写下所有正在吸引注意力的事项；
3. 收集散落材料和消息；
4. 逐项明确结果和下一步行动；
5. 更新项目、行动、等待和日程表；
6. 查看未来几天的硬日期；
7. 选择一个当前可以执行的行动；
8. 安排一次完整每周回顾。

判断最薄弱的环节

七、质量检查

每周回顾结束时确认：

• 所有捕捉入口都在控制之下；
• 工作篮中没有长期积压的不明事项；
• 日程表只保存硬日期；
• 项目都以完成结果描述；
• 每个项目都有下一步行动；
• 下一步行动可以直接执行；
• 等待事项包含责任人和跟进时间；
• 参考资料能够快速找到；
• 系统没有因为分类和工具过多而变得难用；
• 面对压力时，自己会使用系统而不是放弃系统。

八、一页执行版

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事项出现
  ↓
立即捕捉，进入工作篮
  ↓
这是什么？
  ↓
需要行动吗？
  ├─ 否：删除／参考资料／将来或也许
  └─ 是：
       1. 想得到什么结果？
       2. 是否是项目？
       3. 下一步具体行动是什么？
       4. 两分钟内完成 → 立即做
       5. 应由别人完成 → 委派＋等待
       6. 指定日期或时间 → 日程表
       7. 其余 → 下一步行动清单

每天：
  日程表 → 情境清单 → 选择一个行动 → 专心完成

每周：
  收集 → 清空工作篮 → 更新日程 → 更新行动
  → 更新等待 → 逐项检查项目 → 查看将来／也许

失控时：
  先处理真实紧急事项 → 大脑清扫 → 明确结果
  → 找出下一步行动 → 恢复每周回顾

本 SOP 根据戴维·艾伦《搞定Ⅰ：无压工作的艺术》《搞定Ⅱ：提升工作与生活效率的 52 项原则》《搞定Ⅲ：平衡工作与生活的艺术》整理。