提炼范围：戴维·艾伦《搞定Ⅰ：无压工作的艺术（最新版）》。正文按原书三部分展开；原书中解释原理、因果和适用方式的内容按原意润色保留，关键句继续以引文标出。
《搞定Ⅰ》负责把 GTD 的整套方法搭起来：先用横向流程管理全部事务，再用纵向方法推进单个项目，最后把这些动作变成稳定习惯。
第一部分：搞定——通向从容之道
第 1 章：新情况，新做法
本书中的这套方法，完全基于三个主要目的：
- 收集所有需要处理或者对你有用的事情（现在的、以后的、某一时间的；大的、小的、不大不小的），把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中；
- 指导自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单；
- 管理、协调所有相关内容，履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。
只要有足够的信息，几乎每件事情都可以做得更好。而在当今的世界，你可以获取的信息是无穷无尽的。
你发挥能量的能力与你的放松能力成正比。
如果你的大脑空空如也，总是处于一切就绪的状态，那么它就会向一切事情敞开大门。
行动源于思考。
知识工作没有清楚的完成线。方案可以继续改，资料可以继续找，责任也会不断变化，而能够获取的信息几乎没有上限。传统时间管理缺少一套能在真实工作中持续运转的系统。
这套系统必须同时满足几个条件：
- 从大局着眼，也能从具体行动入手，并把两者连接起来；
- 能管理行动、项目、责任、目标和愿景等多个层面；
- 能持续接住每天出现的新事务，避免遗漏；
- 容易维护，整理系统本身不能消耗过多时间和精力；
- 把复杂事务转成可以判断、可以追踪的结果和行动。
管理承诺时的基本要求
第一，只要一件未完成的事仍由大脑负责提醒，它就会反复占用注意力。所有未完成的承诺都要进入一个客观、可靠、会被定期查看和清理的外部系统。
第二，仅仅知道“有这件事”还不够。每项承诺都要明确工作究竟是什么、想得到什么结果，以及需要采取什么行动来推动它。
第三，作出决定以后，结果和行动的提示必须放进一个会被反复查阅的系统。否则，大脑仍会继续承担记忆和提醒工作。
为什么有些事情总是萦绕在你的心头
- 还没有明确认定预期结果是什么；
- 还没有确定下一步要采取的具体行动；
- 结果和行动的提示还没有进入一个真正信任、还会回来查看的系统。
我们需要把收集和积累的所有“材料”都转化成包含重要行动、项目和有用信息的明确清单。
收集到的“材料”不能一直保持原样，它们要被转成项目、行动和有用信息。就推进工作而言，最终需要看清两类内容：
- 想要得到的结果；
- 推动结果的行动。
对行动的横向管理和纵向管理
横向控制把工作和生活中所有正在关注的行动纳入同一个系统，保证没有事务被遗忘，并能在合适的情境中看到可执行选项。
纵向控制针对某个具体主题或项目继续向下思考，协调目的、结果、想法、计划和下一步，并持续跟踪进展。
任何仅存在于内心的“将会、可能或应该”性质的承诺，都会造成非理性和无法排解的全天候压力。
对一件事情不需要进行两次相同的思考，除非你喜欢重复思考。
第 2 章：横向管理工作流程的 5 个步骤
- 收集引起注意的事务和信息；
- 理清每个项目的意义和相关措施；
- 组织整理结果，提出选项；
- 进行思考回顾；
- 选择行动。
这五步构成横向管理系统。新的事务可以随时进入，但每一项都要经过同样的判断，不能只收集、不处理，也不能把尚未明确的材料直接塞进待办清单。
问问你自己：“我需要以何种方式在何时将想法付诸行动？”你建立管理系统是为了让它发挥作用，而不是单纯为了拥有它。
收集
所有等待处理、需要改进或者持续吸引注意的未竟之事，不分大小、轻重和缓急，都先收集起来。收集的目的不是立刻完成，而是停止让大脑同时保存和处理这些内容。
悬而未决的事务存在两个地方，即任务所处的实际位置和你的大脑。
- 把一切赶出你的大脑
- 尽量减少收集工具的数量
- 定期清空收集工具
出错好过模棱两可。
理清：立即执行、指派他人，或者延迟处理
一旦你决定了下一步行动，紧接着，你就会面临以下三种选择：
- 立即执行——如果行动能在两分钟内完成，那么你就应该立刻执行。
- 指派他人——如果处理这件事情需要花费的时间不止两分钟，那么，你应该问一问自己是不是解决这个问题的最佳人选。如果回答是否定的，那就委托给一个合适的人员去办理。
- 延迟处理——如果预计花费的时间超过两分钟，而你又恰恰是最佳人选，那么这时，你就不得不推迟行动，把它记录在“下一步行动”清单上，等以后再来完成。
组织整理
项目清单的内容范例：如果某项工作不能一步完成的话，那么，你就需要建立某种机制来提醒自己还有事情尚未处理。
项目的辅助性资料：一旦你把项目的辅助性资料按照主题或者题目分类组织整理时，拥有一个运行良好的参考文件归档系统。
下一步行动的归类——日程表：
- 需要在指定时间执行的行动
- 需要在指定日期执行的行动
- 需要在指定日期获取的信息
- 不再需要“每日工作清单”
比较典型的“将来／也许”清单（备忘录）：是你不愿意去做的事情，或者需要在未来某个指定时间之前持续收到提醒的事情。
参考资料：
- 按特定主题或特定领域分类存储的系统
- 一般性参考资料归档系统
需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。
回顾的内容和时机
成功的关键因素：每周回顾。
所有悬而未决的事务——“项目”清单（包括现行项目规划）、“下一步行动”、“议事日程”、“等待处理”，甚至“将来／也许”清单，都应该每周回顾一次。
事务都经过了收集、处理、组织整理和回顾这几大步骤。
需要回答的问题：
- 回顾应该要关注哪部分的内容？安排在何时进行？
- 回顾应该怎样进行？每隔多久进行一次才能确保整个系统持续运转，并解放你的大脑，使之能够从事更高层次的思考和组织整理活动？
确定某一时刻具体行动的“四标准法”
- 情境——大多数事情都只能在特定的地点完成（在家或办公室）
- 有多少时间
- 有多少精力
- 重要性（ROI）
事情总是多得做不完，你可以每次只做一件事。无论是否已经采取行动，关键在于使自己保持良好的状态。
确认每日工作的“三分类法”
- 执行事先安排好的工作
- 处理突发事件
- 安排自己的工作
总体检视工作的“六层次法”
- 5 楼视野：目的和原则
- 4 楼视野：愿景
- 3 楼视野：目标
- 2 楼视野：关注点及责任范围
- 1 楼视野：当前项目
- 跑道视野：当前可以执行的下一步行动
第 3 章：纵向管理项目的 5 个阶段
自然计划模式——自然计划法不一定就是常规做法：
- 定义目标和原则
- 展望结果
- 头脑风暴／集思广益
- 组织整理
- 明确下一步的行动方案
当你发现自己身陷一个黑洞时，就应该立刻停手，绝不要再继续挖了。
不要仅仅忙着做事情，而是要站在旁边静静想一想。
组织整理的基本要点
组织整理的关键步骤如下：
- 明确事件的重要组成部分
- 整理分类（按照下面一个或多个标准）
- 构成因素
- 先后顺序
- 重要程度
- 足够详细的描述
任何人都不可能多任务并行，都是一次只能做一件事。
在现实生活中，干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地、快速地分析处理突发事件，并学会利用各种零碎时间来完成行动的时候，你就可以在不同的任务之间敏捷地切换了。这种切换的过程务必要保证整个管理系统的平衡。研究已经证明，你无法真正做到多重任务化，也就是说，你无法在同一时间有意识地专注于一件以上事情；如果你试图那么做，它会显著削弱你的执行能力。
你要做的是发现你的世界，然后全身心地投入其中。
采用这种自下而上的工作方式的首要原因就是，这种方式能够让你清除内心的烦扰、释放受困的心灵，让你有精力去关注那些更有意义、更重要的方面。
处理你的关注事项，然后你会发现真正吸引你的东西。
让我们把超前的焦虑变成超前的思考和规划。
关键在于你要学会思考，运用思考的结果进行合理的管理。要培养一个好习惯：在考虑问题的时候高度集中精力，有预见性地发现问题、解决问题，而不是等到迫不得已时才行动。
第二部分：远离压力，提高效率
第 4 章：准备工作——确定时间、空间和工具
完整启动一次 GTD，需要一段不受打扰的时间、一个可以集中处理材料的工作区，以及一套足够简单的工具。基本配置包括工作篮、纸笔、日程表、行动清单、文件夹和参考资料归档系统。
工具的作用是降低捕捉和归档的阻力。数量太多、入口太散、查找太慢，都会让大脑重新承担提醒工作。
第 5 章：收集阶段——归拢材料
收集分成两部分：
- 外部收集：把桌面、抽屉、文件柜、背包和其他空间里尚未处理的材料集中到工作篮；
- 内部收集：通过“大脑清扫”写下所有引起注意的承诺、担忧、想法和可能性。
这一阶段只负责收齐，不急着分类和决定优先级。明显的垃圾、确定需要归档的资料和两分钟内可以顺手完成的小事可以直接处理，其余内容先进入统一入口。
第 6 章：理清阶段——清空工作篮
从工作篮最上面一项开始，一次只处理一件，不把拿出来的材料原样放回去。判断顺序是：
- 这是什么？
- 需要行动吗？
- 想得到什么结果？
- 下一步行动是什么？
不需要行动的内容进入垃圾、参考资料或“将来／也许”。需要行动的内容按两分钟法则、委派或延迟三种方式处理；需要多个步骤才能完成的结果同时进入项目清单。
第 7 章：组织整理——建立好清单
理清后的结果进入不同容器：
- 项目清单：需要多个行动才能完成的结果；
- 日程表：必须在指定日期或时间发生的行动和信息；
- 下一步行动清单：可以尽快执行的具体动作；
- 等待清单：已经交给别人、仍需追踪的事项；
- 将来／也许：尚未承诺，但以后可能启动的内容；
- 参考资料：不需要行动、以后可能查阅的信息。
日程表只保存真正受日期约束的“硬质景观”。普通任务如果都塞进日程表，反复延期后，日程表本身也会失去可信度。
第 8 章：回顾阶段——保障系统的有效运行
日常回顾先看日程表，再看当前情境下的行动清单。每周还要做一次完整回顾：
- 收集散落材料，清空工作篮和记录；
- 检查过去和未来的日程；
- 更新行动、等待和项目清单；
- 查看“将来／也许”和相关核查清单；
- 补充回顾过程中出现的新想法。
回顾的目的，是让系统重新和现实同步。只有相信清单完整、内容最新，大脑才会停止反复提醒。
第 9 章：执行阶段——选择最合适的行动
面对多项可执行行动时，依次考虑四个条件：当前情境、可用时间、可用精力和重要性。
每天的工作又分成三类：
- 执行已经安排好的工作；
- 处理突然出现的工作；
- 重新整理和明确自己的工作。
第三类工作不会直接推进某个项目，却决定系统能否继续提供可靠选择。
第 10 章：学会控制项目
项目不能被直接执行，能执行的只有下一步行动。每个活跃项目至少要有一个可以继续推进的动作，并在每周回顾中确认它是否仍然有效。
复杂项目可以保留计划、资料和头脑风暴结果，但项目辅助资料不能代替项目清单和行动提示。自然计划法负责思考项目，项目清单负责提醒结果，行动清单负责推动现实进展。
第三部分：三个关键原则
第 11 章：原则一——养成收集的习惯
压力并不只由事情的数量造成，也来自对结果的标准和已经做出的承诺。最直接的减压办法当然是降低要求：如果不再关心子女教育、团队状态、教学制度或代码质量，相应的关注事项会立刻减少。但只要仍然在意这些结果，就需要承认它们已经构成了承诺，并把它们纳入系统。
消极情绪往往不是来自工作本身，而是来自没有履行自己答应过的事。处理承诺只有三种办法：
- 一开始就不作出承诺；
- 完成承诺；
- 重新商定承诺。
第三种办法要求先把承诺找出来。一个只存在于脑中的模糊协议，既无法完成，也无法重新商定。完整收集还有一个直接作用：看清已经承担的全部工作以后，才有依据拒绝新的任务。
在团队里，收集和兑现承诺同样决定信任。成员知道任务会被记录、追踪和重新协商，沟通就不必依赖反复催促。
第 12 章：原则二——确定“下一步行动”
如果你不知道具体的下一步行动，那么在现实和目标之间就留下了一个潜在的、巨大的断层。
越聪明、越敏感、越有想象力的人，通常也越容易看到问题、机会和未完成的可能性，因此清单上的未解决事项往往更多。人的神经系统不会严格区分眼前真实发生的事和头脑中反复想象的事；一个含糊的结果，只要不断被想起，身体就可能持续对它作出压力反应。
想象力本身不是问题。问题在于，这些想法没有被转成清楚的结果和行动，于是大脑只能一遍遍重新提醒。
越是才智过人的人，越敏感，也越容易被自己的想象所感染。
“下一步行动是什么”把抽象事项变成可以观察的现实动作，也会暴露责任是否明确。会议中的“推进一下”“继续跟进”都不是行动；只有说清由谁打电话、查询、起草或确认，决定才真正进入执行阶段。
下一步行动不一定完成项目，它只需要消除当前的不确定性。对复杂事项来说，第一步甚至可以只是“查明有哪些选择”或“约某人讨论”。
第 13 章：原则三——学会关注结果
只确定行动还不够。下一步行动解决从哪里开始，预期结果决定往哪里走。两者必须同时存在：只有动作会陷入琐事，只有愿景会停在想象里。
书中把工作和生活中卡住的情形压缩成两类：
- 已经知道目标，但不知道如何达成；
- 还不知道目标到底是什么。
对应的解决方向也是两个：还不知道目标时，先定义想要的结果；已经知道目标却不知如何推进时，确定下一步行动。
当“预想结果”和“确定下一步行动”变成日常习惯，问题会更快从模糊压力转化为可以处理的结果和动作。人会持续经历同一个循环：发现问题、定义结果、找到行动、完成结果，再发现新的问题和目标。书中所说的效率提升，来自这个循环越来越自然，而不是把清单一次性清空。
人生的最大乐趣莫过于克服困难、坚定脚步，目睹自己将目标一一实现。
你的大脑是用来获得想法的，而不是用来保存想法。
第 14 章：GTD 和认知科学
新版增加这一章，是为了说明 GTD 的效果不只来自经验。书中对应了几组认知研究：
- 分布式认知：日程表、清单和参考系统构成“外脑”，让大脑把资源用于判断和创造；
- 未解决事项的认知负荷：没有可信计划的未完成事项会反复侵入注意力，明确结果和行动后，干扰会减弱；
- 执行意向：提前决定在什么情境采取什么行动，更容易把意图转成行为；
- 自我领导和心理资本：持续兑现、拒绝或重新商定承诺，会提高掌控感和信心；
- 沉浸状态：目标清楚、反馈及时、对下一步有把握时，更容易进入专注状态。
沉浸理论
沉浸通常伴随对特定任务的全身心关注，而且你通常会有掌控感，感到目标清晰。处于沉浸状态的个人通常明白接下来会发生什么事情，并能在执行整个任务的过程中得到及时反馈。他们还能体验到行动和意识的融合，并在此过程中丧失其自我意识和时间感。
第 15 章：GTD 精进之路
书中把熟练程度分成三个层次：
- 采用最基本的工作流程管理；
- 执行一个较为高级和综合的全方位生活管理系统；
- 利用技能创造明确的空间，完成任务，并且使你的表现越来越得体。
第一个层次建立工作篮、行动、等待、日程和每周回顾。第二个层次以完整项目清单和责任范围管理整个生活。第三个层次把释放出来的注意力用于方向、创造力和更有意义的选择。
一个明显的分界点是：压力增加时，是放弃系统，还是更主动地使用系统。真正熟练以后，新问题会触发收集、明确和重新校准，而不是把所有事情重新塞回脑中。
日常实践清单
- 基于“待执行事项”决定下一步行动
- 充分利用“等待”类型清单，以便能在适当的时机保存他人交付的预期可交付项目，并审查其后续状况
- 利用“日程”清单收集与他人的沟通信息，并加以管理
- 维护一个简单、易于访问的归档和参考系统
- 将日历表作为纯粹的“硬质景观”加以保存，不要让不相干的新事务破坏其可信度
- 进行“每周回顾”，以保证某个系统的功能正常化，且持续更新
成熟系统的标志
- 一个完整、最新、清晰的项目清单
- 一张角色、职责、兴趣（个人和职业）的地图
- 一个集成化的全面生活管理系统，这个系统是基于某人的当前需求和发展方向定制的，用于动态监控日常工作以外的行为
- 面临的挑战和意外状况将驱使你采用（而不是弃用）这个方法
落地动作
- 建立起用于个人组织整理的设施
- 安排整理你的工作区
- 准备几个工作篮
- 创建一个可行和易于访问的个人参考系统（工作和家用）
- 准备一个好用的计划手册，上面应该有完整的管理项目的清单
- 允许自己做出旨在改善工作环境的任何改变。挂图片，买钢笔，扔东西，重新安排你的工作区。为你重新启程提供支持
- 预留出一些时间，让你可以整理办公室中某一个完整的区域，然后是家中的各个角落。把收集到的一切纳入你的系统当中，并采用本书介绍的方法进行处理
- 同别人分享你从书中获得的知识、你的实践经验以及感受（这是最快的学习方法）
- 3～6 个月后，再回顾本书的内容
本文提炼自戴维·艾伦《搞定Ⅰ：无压工作的艺术（最新版）》。
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