把工作当成游戏，而且是好玩的游戏，只要我们牢记它的目标、界线、内容和规则就行。

就我的经验而言，欣然采纳 GTD 的读者基本上可以分成 3 大类：

  1. 以为自己懂了，其实似懂非懂。
  2. 有一定的领悟，但是知道自己还没有充分发挥 GTD 的效用。
  3. 掌握了它的精髓，在一定程度上真正做到了“高水平”的运用。

手头常备一个小本子，想起什么就随手记下来，这是个好习惯，即便这个本子只是放在那里。

GTD 模型的内在逻辑

那么，GTD 模型是怎么回事呢？它的步骤有什么逻辑呢？

力量＝精力集中

精力集中就可以做到高速运转，成效显著。如果你不能集中精神，不管是弹钢琴、练习空手道、训练宠物狗、学外语还是和处于青春期的儿子进行一次重要谈话，都收效甚微。

精力集中＝不分心

你的脑子开过小差吗？工作效率受到了什么影响？

什么事情最让你分心？我敢肯定，有些日子你心神不定，外界的庞杂事务让你不能放松，也不能把事情顺利完成，比如很大的噪声，比如有人突然闯进你的办公室，比如电脑死机等。不过老实说，你独自一人在安静的房间里，就没有心神不宁的时候吗？肯定有。我们的思绪容易被别人打断，但我们的思绪本身也容易陷入天马行空的胡思乱想中。

分心＝事务处置不当

如何释放承诺未兑现时的压力

要想减轻承诺未兑现时的压力，你必须意识到：

  • 你要捕捉、明确所有层面的事情并把它们条理化。
  • 你自觉地在必要的时候查看、追踪它们的进展情况。

全局视角是你最宝贵的财富

把生活当事业，把工作当游戏，你看待它们的正确视角是实现生活、事业双丰收的最终钥匙。

日程表可能是人们自己想出来的把大脑延伸的最好例子。

如果我们把注意力集中在一件事上，事情就能做得很漂亮。而如果我们要考虑的两件事或几件事没有明确的界限，就会出问题。

“有条理”的概念应该变成“掌握主动权”，因为组织整理只是解决问题的一小步，而且也不是第一步。同样，“明确优先级别”的内涵要扩展，变成“在适当层面明确目标”，这比单纯制订战略计划要更深刻。

关注吸引你注意力的事情。

“有条理”究竟意味着什么——意义先于条理。

处理与组织整理流程图

材料进入“工作篮”之后，只需反复问两个问题：这是什么？****需要采取行动吗？

对应的三种处置方式：

  1. 马上执行；
  2. 交给别人执行；
  3. 把它暂时搁置，提醒自己及时追踪查看。

如果可以行动，想清楚具体的下一步行动：执行（如果不超过两分钟）、委派别人（在“等待”清单上追踪）或者延后（列入行动提示清单或收入行动文件夹）。如果某个行动不能一步完成，那么，把它的承诺视为项目，列入项目提示清单。

组织整理：四大行动类别

把整理结果进行分类，以便及时查看追踪。行动可分为四大类：

  • 项目——你承诺要完成的事
  • 日程表——必须在指定日期或时间进行的行动
  • 下一步行动——要尽早做的事
  • 等待事务——应由别人执行的项目和行动

在此之上：

  • 把这些清单再做细分，使之方便好用（电话、跑腿活、家里、电脑等）。
  • 在清单上添加长远目标和对你具有影响的价值观。
  • 必要时添加有用的对照表（岗位描述、事务提示清单、组织结构图等）。
  • 把无须采取行动、但可能回访的资料归入参考系统。

按情境细分的清单

  • “电话”清单——列出你要打的所有电话，你可以在任何地方用任何电话拨打。
  • “电脑”清单——列有必须用电脑来完成的活动：收发电子邮件、起草一份文件、网上搜索资料等。
  • “办公室”清单——列有必须在办公室才能完成的工作，比如重新整理文档、打印、审阅一份长文件。
  • “家”清单——列有你需要在家里和家附近完成的事情，比如修理电灯开关、整理工具箱、修剪苹果树等。
  • “任何地方”清单——列有不受情境限制的事情，比如审阅一份长文件。你可以把它装在公文包里随身携带，随时可以打开翻看，直到看完为止。
  • “外出事宜”清单——列有你需要外出时顺路处理的事情。

“等待”清单

这个细分项下的内容不少，它像 GTD 的其他层面一样，可能使人们大大减轻心理压力。它包括你所等待的、其他来源的一切事务，包括你委派别人去完成的任务、订购而尚未送到的商品、出借物品、老板或潜在客户已经认可的事务等。某件事接下来的行动往往不由你决定，它由别人负责。你的任务是追踪谁是责任人，确保他们收到了任务指令，并适时掌握事务的进度。

将来／也许

第一类是你想要定期总结的事务。它们应该被列成清单或者投入工作篮里，必要时你可以定期查看。比如，你一直在考虑近期学一学西班牙语（但不是本周），你也许希望经常想起这件事。

五个动作

  • 捕捉
  • 明确意义
  • 组织整理
  • 深思
  • 参与

高度图：六个视角层次

“工作”至少要在 6 个层面被定义和管理，它们分别对应视角的不同高度，涵盖了从根本意图（对一件事、一项事业、一种生活的意义和价值的理解）直至日常琐事（由意义和价值观引发、推动事务发展的具体下一步行动）。如果你能对自己在多个层面参与社会生活的行为做出评价，妥善地分辨、捕捉和执行各种承诺和事务，就能做到心思澄明，减少精力的无谓消耗。多个层面的和谐可以使办事效率达到最高水平。

优先级自上而下排列，也就是说，你的宗旨和价值观决定你的愿景，构想导出具体目标，具体目标构成关注和职责范围。它们共同引出项目，项目要求通过行动来完成。明确、顺利执行各个关注层面的事务是同等重要的，但是，你在各个层面的思考内容和承诺却有所区别。

高度层面回顾频率
5 万英尺事业、目标、生活方式1 年以上
4 万英尺3～5 年目标每年
3 万英尺1～2 年目标每季度
2 万英尺当前职责每月

4 万英尺——愿景。顺利落实的感觉如何，看起来、听上去是什么样？长远结局和理想图景。

  • 格式：与合伙人、董事会、团队、家庭召开外出会议；对即将启动的项目、会议、整个企业的初步讨论；人生规划；每年重新思考企业的方向；提出理想情景；个人藏宝图
  • 频率：有必要进一步明确和指明方向、协调努力、激发动力的时候

自然式计划模式

1. 宗旨／指导原则

  • 为什么要做这件事？“符合宗旨”究竟是什么意思？
  • 做出决策和执行该项目的重要标准是什么？要遵守什么原则？
  • 原则和宗旨是项目决策的指导性标准。

2. 使命／愿景／目标／成功的结果

  • 大功告成是什么样？怎么知道已经大功告成？
  • 各利益相关方对圆满的结果有何看法，感觉如何？

3. 头脑风暴

  • 这件事在我身上体现为哪些情况？现状如何？我知道什么？不知道什么？我该考虑哪些问题？我没有考虑哪些问题？
  • 要全面，要坦诚接纳，不做评判，克制批评性的分析。
  • 从多个角度考虑。

4. 组织整理

  • 指出构成因素（项目细分）、先后或重要性排序。

项目规划提示清单

客户／社区／法律

  • 问题是什么？
  • 有哪些规章制度？

空间／公共设施／设备

  • 什么需要占地方？怎么找地方？
  • 要用什么工具？什么时候？
  • 电话／电脑

调查了解

  • 你也许要了解什么情况？

公关

  • 让别人知道，对事情好不好？怎么做？

风险

  • 可能发生什么情况？你能处理吗？

创意思考

  • 谁关心项目的成功？
  • 他们会说什么话、提什么问题、给出什么意见是你尚未执行的？
  • 这件事你能想到的最坏结果是什么？（反过来，最好的结果是什么？）

执行：如何、何时

  • 紧急事项与优先级
  • 行动是前线

每周回顾

回顾系统有两个同等重要的目的：

  1. 更新内容；
  2. 提供可靠的视角。

保持清爽

收集零散的文件和材料

  • 把积累的名片、收据和庞杂的纸质材料收集起来，放入工作篮。

清空工作篮

  • 把待处理的纸质材料、日志、会议记录、语音信箱、献辞和电子邮件等彻底清理。

清空大脑

  • 写下并处理一切未捕捉的新的“项目”、“行动”、“等待”、“将来／也许”清单。

保持最新

查看行动清单

  • 把已完成的项目勾掉。查看下一步行动的提示信息并做记录。

查看翻过去的日程表事务

  • 寻找遗留的行动和参考资料等，把它们转移到日程表新的一页。

查看即将发生的日程表事务

  • 查看长远和短期的日程安排，捕捉它们所引发的行动。

查看“等待”清单

  • 记录后续措施，检查最近收到的反馈。

摘录来自《搞定Ⅲ：平衡工作与生活的艺术》，[美] 戴维·艾伦。此内容可能受版权保护。

「处理与组织整理流程图」依原书插图用 Mermaid 重绘。