Part 1

CH1 新情况，新做法

本书中的这套方法，完全基于三个主要目的：

1. 收集所有需要处理或者对你有用的事情（现在的、以后的、某一时间的；大的、小的、不大不小的），把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中；
2. 指导自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单；
3. 管理、协调所有相关内容，履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。

只要有足够的信息，几乎每件事情都可以做得更好。而在当今的世界，你可以获取的信息是无穷无尽的。

你发挥能量的能力与你的放松能力成正比。

如果你的大脑空空如也，总是处于一切就绪的状态，那么它就会向一切事情敞开大门。

行动源于思考。

长期以来，在“知识工作”的新文化中存在着一种缺陷：缺少一套连贯一致并能够在实实在在的工作中发挥卓越功效的系统和工具。这套系统必须能够从大局着眼，从小处入手，并且使二者有机地融合在一起；必须能够管理多个层面；必须能够坚持不懈地对每天衍生的众多新生事物进行控制；必须易于维护，能节省更多的时间和精力；必须化繁为简。

管理承诺时的基本要求

第一，如果这件事总占据着你的头脑，你的思维就会受阻。任何一件你认为还没有完成的事情，都必须被置于一个客观、可靠的体系中，或者是我称为“文件夹”的工具之中——必须经常回访并予以清理。

第二，在明白你的工作到底是什么后，你还必须做出判断：需要采取什么行动来推动工作进程。

第三，一旦决定了需要采取的行动方案，你必须在某一个你会经常查阅的系统中保存好与这些行动相关的提示信息。

为什么有些事情总是萦绕在你的心头

• 你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。
• 你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。
• 你还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。

我们需要把收集和积累的所有“材料”都转化成包含重要行动、项目和有用信息的明确清单。

清除大脑中的全部事务。搞定事项分为两类：

1. 已做好（结果）
2. 正在做（行动）

对行动的横向管理和纵向管理

横向控制是把你涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。

纵向控制则是对每个具体主题或项目进行思考和协调，并跟踪其进展情况。

任何仅存在于内心的“将会、可能或应该”性质的承诺，都会造成非理性和无法排解的全天候压力。

对一件事情不需要进行两次相同的思考，除非你喜欢重复思考。

CH2 横向管理工作流程的 5 个步骤

1. 收集引起我们注意的事务和信息；
2. 理清每个项目的意义和相关措施；
3. 组织整理结果，提出选项；
4. 进行思考回顾；
5. 选择行动。

这些阶段共同构成了我们生活中的横向管理系统，而且我们还可以随时向其中添加需要考虑的新事项。

问问你自己：“我需要以何种方式在何时将想法付诸行动？”你建立管理系统是为了让它发挥作用，而不是单纯为了拥有它。

收集

你需要寻找和收集你的一切未竟之事，无论大小、轻重、缓急，只要是那些等待处理的、需要改进的、引起注意的事务，都要收集起来。

悬而未决的事务存在两个地方，即任务所处的实际位置和你的大脑。

1. 把一切赶出你的大脑
2. 尽量减少收集工具的数量
3. 定期清空收集工具

出错好过模棱两可。

理清：立即执行、指派他人，或者延迟处理

一旦你决定了下一步行动，紧接着，你就会面临以下三种选择：

1. 立即执行——如果行动能在两分钟内完成，那么你就应该立刻执行。
2. 指派他人——如果处理这件事情需要花费的时间不止两分钟，那么，你应该问一问自己是不是解决这个问题的最佳人选。如果回答是否定的，那就委托给一个合适的人员去办理。
3. 延迟处理——如果预计花费的时间超过两分钟，而你又恰恰是最佳人选，那么这时，你就不得不推迟行动，把它记录在“下一步行动”清单上，等以后再来完成。

组织整理

项目清单的内容范例：如果某项工作不能一步完成的话，那么，你就需要建立某种机制来提醒自己还有事情尚未处理。

项目的辅助性资料：一旦你把项目的辅助性资料按照主题或者题目分类组织整理时，拥有一个运行良好的参考文件归档系统。

下一步行动的归类——日程表：

• 需要在指定时间执行的行动
• 需要在指定日期执行的行动
• 需要在指定日期获取的信息
• 不再需要“每日工作清单”

比较典型的“将来／也许”清单（备忘录）：是你不愿意去做的事情，或者需要在未来某个指定时间之前持续收到提醒的事情。

参考资料：

1. 按特定主题或特定领域分类存储的系统
2. 一般性参考资料归档系统

需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。

回顾的内容和时机

成功的关键因素：每周回顾。

所有悬而未决的事务——“项目”清单（包括现行项目规划）、“下一步行动”、“议事日程”、“等待处理”，甚至“将来／也许”清单，都应该每周回顾一次。

事务都经过了收集、处理、组织整理和回顾这几大步骤。

需要回答的问题：

• 回顾应该要关注哪部分的内容？安排在何时进行？
• 回顾应该怎样进行？每隔多久进行一次才能确保整个系统持续运转，并解放你的大脑，使之能够从事更高层次的思考和组织整理活动？

确定某一时刻具体行动的“四标准法”

1. 情境——大多数事情都只能在特定的地点完成（在家或办公室）
2. 有多少时间
3. 有多少精力
4. 重要性（ROI）

事情总是多得做不完，你可以每次只做一件事。无论是否已经采取行动，关键在于使自己保持良好的状态。

确认每日工作的“三分类法”

• 执行事先安排好的工作
• 处理突发事件
• 安排自己的工作

总体检视工作的“六层次法”

• 5 楼视野：目的和原则
• 4 楼视野：愿景
• 3 楼视野：目标
• 2 楼视野：关注点及责任范围
• 1 楼视野：当前项目

CH3 纵向管理项目的 5 个阶段

自然计划模式——自然计划法不一定就是常规做法：

1. 定义目标和原则
2. 展望结果
3. 头脑风暴／集思广益
4. 组织整理
5. 明确下一步的行动方案

当你发现自己身陷一个黑洞时，就应该立刻停手，绝不要再继续挖了。

不要仅仅忙着做事情，而是要站在旁边静静想一想。

组织整理的基本要点

组织整理的关键步骤如下：

• 明确事件的重要组成部分
• 整理分类（按照下面一个或多个标准）
  • 构成因素
  • 先后顺序
  • 重要程度
• 足够详细的描述

任何人都不可能多任务并行，都是一次只能做一件事。

在现实生活中，干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地、快速地分析处理突发事件，并学会利用各种零碎时间来完成行动的时候，你就可以在不同的任务之间敏捷地切换了。这种切换的过程务必要保证整个管理系统的平衡。研究已经证明，你无法真正做到多重任务化，也就是说，你无法在同一时间有意识地专注于一件以上事情；如果你试图那么做，它会显著削弱你的执行能力。

你要做的是发现你的世界，然后全身心地投入其中。

采用这种自下而上的工作方式的首要原因就是，这种方式能够让你清除内心的烦扰、释放受困的心灵，让你有精力去关注那些更有意义、更重要的方面。

处理你的关注事项，然后你会发现真正吸引你的东西。

让我们把超前的焦虑变成超前的思考和规划。

关键在于你要学会思考，运用思考的结果进行合理的管理。要培养一个好习惯：在考虑问题的时候高度集中精力，有预见性地发现问题、解决问题，而不是等到迫不得已时才行动。

Part 2 远离压力，提高效率

CH4 准备工作：确定时间、空间和工具

CH5 收集阶段：归拢材料

CH6 理清阶段：清空工作篮

CH7 组织整理：建立好清单

CH8 回顾阶段：保障系统的有效运行

CH9 执行阶段：选择最合适的行动

CH10 学会控制项目

Part 3

只要你降低对自己的要求，便会立刻轻松起来。如果你对生活的各个方面——子女的抚养教育、学校的教学制度、团队的精神面貌、软件的代码——都降低标准，那你需要处理或关注的事情就会相应大大减少。

如果你不知道具体的下一步行动，那么在现实和目标之间就留下了一个潜在的、巨大的断层。

• 原则一：养成收集的习惯
• 原则二：确定“下一步行动”
• 原则三：学会关注结果

事实上，在那些最聪明、最敏感的人所列出的清单上，未解决和未决定的事情的数量也是最多的。这是为什么？想一想，我们的身体对于头脑中的想象是如何做出反应的。我们的神经系统根本分不清哪些是大脑的想象，哪些是现实的生活。

越是才智过人的人，越敏感，也越容易被自己的想象所感染。

生活中只存在两个问题：

1. 你知道你想要达到的目标，但你不知道如何达成它；
2. 你不知道你的目标到底是什么。

如果这种说法是正确的（我认为是的），那么，也就只存在两种解决方法。

当你日复一日地以此为动力来组织整理一切事务时，这将成为习惯，融入你的血液，你看得更透彻、想得更深远、得到更多、效率更高。你不断地发现问题、解决问题，不断地设定目标、达成目标，不断地预想结果、付诸行动。

人生的最大乐趣莫过于克服困难、坚定脚步，目睹自己将目标一一实现。

你的大脑是用来获得想法的，而不是用来保存想法。

沉浸理论

沉浸通常伴随对特定任务的全身心关注，而且你通常会有掌控感，感到目标清晰。处于沉浸状态的个人通常明白接下来会发生什么事情，并能在执行整个任务的过程中得到及时反馈。他们还能体验到行动和意识的融合，并在此过程中丧失其自我意识和时间感。

三个层次

1. 采用最基本的工作流程管理；
2. 执行一个较为高级和综合的全方位生活管理系统；
3. 利用技能创造明确的空间，完成任务，并且使你的表现越来越得体。

日常实践清单

• 基于“待执行事项”决定下一步行动
• 充分利用“等待”类型清单，以便能在适当的时机保存他人交付的预期可交付项目，并审查其后续状况
• 利用“日程”清单收集与他人的沟通信息，并加以管理
• 维护一个简单、易于访问的归档和参考系统
• 将日历表作为纯粹的“硬质景观”加以保存，不要让不相干的新事务破坏其可信度
• 进行“每周回顾”，以保证某个系统的功能正常化，且持续更新

成熟系统的标志

• 一个完整、最新、清晰的项目清单
• 一张角色、职责、兴趣（个人和职业）的地图
• 一个集成化的全面生活管理系统，这个系统是基于某人的当前需求和发展方向定制的，用于动态监控日常工作以外的行为
• 面临的挑战和意外状况将驱使你采用（而不是弃用）这个方法

落地动作

• 建立起用于个人组织整理的设施
• 安排整理你的工作区
• 准备几个工作篮
• 创建一个可行和易于访问的个人参考系统（工作和家用）
• 准备一个好用的计划手册，上面应该有完整的管理项目的清单
• 允许自己做出旨在改善工作环境的任何改变。挂图片，买钢笔，扔东西，重新安排你的工作区。为你重新启程提供支持
• 预留出一些时间，让你可以整理办公室中某一个完整的区域，然后是家中的各个角落。把收集到的一切纳入你的系统当中，并采用本书介绍的方法进行处理
• 同别人分享你从书中获得的知识、你的实践经验以及感受（这是最快的学习方法）
• 3～6 个月后，再回顾本书的内容

摘录来自《搞定Ⅰ：无压工作的艺术（最新版）》，[美] 戴维·艾伦。此内容可能受版权保护。